Een huis kopen in Italië met een volmacht: hoe werkt het?

Een praktische oplossing bij taal- of planningsproblemen

Wie een huis koopt in Italië, kan om verschillende redenen kiezen voor een volmacht, in het Italiaans een procura. Vaak speelt de taal een belangrijke rol of is het lastig om op de datum van het rogito aanwezig te zijn, andere keren kiest een koper er gewoon bewust voor om zich bij de ondertekening te laten vertegenwoordigen.

Met een volmacht kan iemand anders namens jou bij de Italiaanse notaris optreden en, binnen de bevoegdheden die in de volmacht zijn opgenomen, de koopakte ondertekenen.

Voor buitenlandse kopers kan dat bijzonder praktisch zijn. Een volmacht voor de aankoop van vastgoed is echter geen eenvoudig document dat je zelf even opstelt. De inhoud en vorm moeten aansluiten bij de concrete aankoop én worden aanvaard door de Italiaanse notaris die de koopakte zal verlijden.

Wat is een procura?

Met een procura geef je iemand anders de bevoegdheid om bepaalde juridische handelingen in jouw naam te verrichten. Voor de aankoop van een woning wordt doorgaans gewerkt met een procura speciale, een bijzondere volmacht die specifiek voor één bepaalde transactie wordt opgesteld. Dat is iets anders dan een procura generale, waarbij iemand veel ruimere bevoegdheden krijgt om verschillende zaken namens jou te regelen. Bij de aankoop van vastgoed is zo’n brede algemene volmacht meestal helemaal niet nodig. De bevoegdheden worden beter zo nauwkeurig mogelijk omschreven en beperkt tot wat voor de aankoop noodzakelijk is.

Wat kan de gevolmachtigde voor jou doen?

Dat hangt af van wat letterlijk in de volmacht staat. De gevolmachtigde kan bijvoorbeeld bevoegd worden gemaakt om:

de definitieve koopakte te ondertekenen;
de woning en de kadastrale gegevens te identificeren;
de overeengekomen koopprijs en betalingswijze te bevestigen;
verklaringen af te leggen die noodzakelijk zijn voor de koopakte;
fiscale verklaringen af te leggen;
afspraken over bezit en sleuteloverdracht te aanvaarden;
andere handelingen te verrichten die rechtstreeks met de aankoop verband houden.

Welke bevoegdheden precies nodig zijn, verschilt per dossier. Een woning waarbij gebruik wordt gemaakt van een hypotheek, derdenrekening van de notaris, fiscale voordelen of bijzondere afspraken kan andere of aanvullende bepalingen vereisen.

Laat bij voorkeur de Italiaanse notaris de volmacht opstellen

Dit is waarschijnlijk de belangrijkste praktische tip: vraag de Italiaanse notaris die later de akte zal verlijden om de tekst van de procura speciale op te stellen of vooraf goed te keuren. Dat heeft een eenvoudig voordeel: je weet dat de volmacht de bevoegdheden bevat die juist deze notaris voor precies deze aankoop nodig vindt.

Laat dus niet eerst in België of Nederland door een notaris een willekeurige volmacht opstellen om daarna te vragen of de Italiaanse notaris ermee akkoord gaat, maar draai de volgorde om: eerst de Italiaanse notaris, daarna de ondertekening van de volmacht. Dat voorkomt veel discussie en vertraging.

Optie 1: de volmacht ondertekenen bij een Italiaanse notaris

Ben je vóór of tijdens de aankoop in Italië, dan kan het praktisch zijn om de volmacht rechtstreeks bij een Italiaanse notaris te regelen. De notaris stelt de procura speciale op en je verschijnt persoonlijk om deze te ondertekenen. Daarna kan de aangeduide persoon op de dag van het rogito namens jou optreden.

Het grote voordeel is dat je geen buitenlands notarieel document in Italië hoeft te laten gebruiken. Daardoor vermijd je veel vragen over vertaling, legalisatie, apostille en de precieze vorm van een buitenlandse authenticatie.

Je moet hiervoor natuurlijk wel persoonlijk bij de notaris verschijnen.

Wat als je onvoldoende Italiaans spreekt?

Niet voldoende Italiaans spreken betekent dat er voor de ondertekening van de volmacht een vertaling en tolk + getuige noodzakelijk zijn. Meld daarom vooraf aan de notaris dat je onvoldoende Italiaans spreekt. De notaris bepaalt vervolgens welke procedure in het concrete dossier moet worden gevolgd.

Optie 2: een volmacht regelen vanuit België of Nederland

Kun je niet naar Italië reizen, dan kan de volmacht ook in het buitenland worden opgesteld of ondertekend. Hier is extra voorbereiding noodzakelijk. Laat ook in dit geval eerst de Italiaanse notaris de gewenste tekst bezorgen. Daarmee ga je vervolgens naar de notaris in België of Nederland, die controleert je identiteit en zorgt voor de authenticatie volgens de regels van het land waar de volmacht wordt ondertekend. Daarna kunnen nog formaliteiten nodig zijn voordat het document in Italië kan worden gebruikt. Bijvoorbeeld: een vertaling, een apostille of andere vorm van legalisatie.

Welke formaliteiten precies gelden, hangt af van het land, de vorm waarin de volmacht is opgesteld en de toepasselijke internationale verdragen. Ga daarom niet automatisch uit van een standaardprocedure, vraag vooraf aan de Italiaanse notaris welke documenten en formaliteiten hij of zij verlangt.

Voor Belgische kopers

Voor België bestaat een belangrijke vereenvoudiging. Tussen België en Italië is de Conventie van Brussel van 25 mei 1987 van toepassing. Die heeft voor openbare documenten die onder de conventie vallen de legalisatie tussen beide landen afgeschaft, wat betekent dat voor een Belgische notariële akte in veel gevallen geen apostille of verdere legalisatie nodig is. Let op: dat betekent niet dat je zomaar met ieder Belgisch document bij een Italiaanse notaris kunt verschijnen. De inhoud en vorm van de volmacht moeten nog altijd geschikt zijn voor de Italiaanse vastgoedtransactie. Bovendien moet worden bekeken op welke manier de Italiaanse vertaling wordt verzorgd. Ook hier blijft dus gelden: eerst overleggen met de Italiaanse notaris.

Voor Nederlandse kopers

Ook vanuit Nederland kan een volmacht voor een Italiaanse vastgoedtransactie worden geregeld. Een Nederlandse notaris kan de benodigde akte of authenticatie verzorgen. Vervolgens moet worden bekeken welke formaliteiten nodig zijn om het document in Italië te gebruiken. Bij buitenlandse openbare documenten kan een apostille een rol spelen.

Ook hier adviseren we dus om niet eerst zelfstandig allerlei documenten te laten opstellen, vertalen of legaliseren.

Een scan van de volmacht is niet voldoende

Een scan per e-mail is bijzonder nuttig om de tekst vooraf met de Italiaanse notaris te controleren, maar die scan is niet voldoende voor de akte. Vraag daarom ruim vóór de overdracht wat de notaris uiteindelijk nodig heeft en zorg dat het vereiste originele document tijdig in Italië aanwezig is.

Een volmacht betekent niet dat je de controle uit handen geeft

Je laten vertegenwoordigen betekent niet dat je pas achteraf hoeft te ontdekken wat er namens jou is ondertekend. Vraag op voorhand de ontwerptekst van de koopakte en controleer onder meer:

de gegevens van koper en verkoper;
de omschrijving en kadastrale gegevens van de woning;
de koopprijs;
de betaalwijze;
eventuele hypotheken en andere lasten;
de stedenbouwkundige en kadastrale verklaringen;
bijzondere afspraken die tijdens de onderhandelingen zijn gemaakt;
eventuele fiscale verklaringen;
de afspraken over bezit en sleuteloverdracht.

Bij Advitalia zorgen we ervoor dat de koper vooraf de ontwerpakte ontvangt, samen met Nederlandstalige uitleg. Vragen of opmerkingen kunnen zo vóór de akte met de notaris worden besproken. De handtekening wordt dan wel door iemand anders gezet, maar de koper weet vooraf wat er namens hem of haar wordt ondertekend.

Wat als je met een hypotheek koopt?

Dan verdient de volmacht extra aandacht, want een volmacht om een woning te kopen betekent niet automatisch dat dezelfde persoon ook bevoegd is om namens jou een hypotheekakte te ondertekenen. Daarnaast hanteren banken hun eigen procedures voor identificatie, volmachten en ondertekening. Koop je met een Italiaanse hypotheek, bespreek dit daarom tijdig met zowel de bank als de notaris.

Begin er tijdig aan

Een volmacht kan een aankoop aanzienlijk eenvoudiger maken, maar alleen wanneer ze goed is voorbereid, wacht dus niet tot enkele dagen voor het rogito. Laat eerst de Italiaanse notaris bepalen welke bevoegdheden nodig zijn. Regel daarna de ondertekening en eventuele vertaling of andere formaliteiten en controleer vervolgens of de notaris alle documenten tijdig heeft ontvangen.

De notaris die de koopakte zal verlijden, moet vooraf akkoord zijn met de volmacht en de manier waarop ze is opgesteld.

Dat voorkomt dat je op de dag van de overdracht ontdekt dat er een handtekening, bevoegdheid, vertaling of formaliteit ontbreekt.

De precieze vereisten kunnen verschillen naargelang het land waarin de volmacht wordt opgesteld, de concrete aankoop en de werkwijze van de betrokken notaris of bank. Vraag daarom altijd vooraf welke documenten en formaliteiten in jouw dossier worden verlangd.

ADVITALIA

Contactpersonen: Nicolas Dewulf en Natascha Di Mario

Aankoopmakelaars en onafhankelijk vastgoedconsulenten in Italië.

Advitalia begeleidt Nederlandstalige kopers bij het vinden en aankopen van hun woning in Italië. Als onafhankelijke aankoopmakelaar behartigen wij uitsluitend jouw belangen. Van de zoektocht en bezichtigingen tot onderhandelingen, controles en de notariële akte.

Persoonlijke begeleiding, lokale kennis en één aanspreekpunt tijdens het volledige aankoopproces.

Wil je weten hoe het werkt en wat onze begeleiding kost?

Lees meer over Advitalia en onze aankoopbegeleiding op Advitalia.be

Werkgebied: geheel Italië

GSM: +393804728385 (Nicolas) en +393803681656 (Natascha)
E-mail: info@advitalia.be
Website: http://www.advitalia.be

P.IVA: 02392280067
REA: LU- 257709